Projektmanagement Camp in Barcelona 2017

Projektmanagement Camp in Barcelona 2017

Am 6. und 7. Oktober fand das Projektmanagement Camp in Barcelona statt, an dem wir mit fĂŒnf Leuten teilnahmen. Das PM Camp in Barcelona gehört zu einer Serie von Camps, die ĂŒberall in Europa stattfinden und sich an Projektmanager, FĂŒhrungskrĂ€fte, Entwickler, Kunden und jeden richten, der sich fĂŒr Kommunikation und Planung von Projekten interessiert.

Donnerstag, nach der Arbeit, brachen wir zu den jeweiligen FlughĂ€fen (ZĂŒrich und Basel) auf und landeten spĂ€t in der Nacht in Barcelona. Aufgrund der letzten Ereignisse (Terroranschlag, Streik, UnabhĂ€ngigkeitsabsicht Kataloniens), entschieden sich einige nicht teilzunehmen, sodass wir schlussendlich eine Gruppe von ca. 60 Personen waren.

Erwartet hatte ich Projektmanager aus der IT und Webentwicklung, allerdings stellte ich schnell fest, dass wir mit unserer Branche in der Unterzahl waren. Nach anfĂ€nglicher EnttĂ€uschung, bemerkte ich die Möglichkeit, ĂŒber den Tellerrand hinauszuschauen und den Horizont zu erweitern. Hier einige Beispiel von Menschen und GesprĂ€chen:

  • Brian aus LA/Barcelona, Berater, mit viel Wissen darĂŒber, was Unternehmen benötigen und wie oft die eigene Sichtweise zu den reellen BedĂŒrfnissen divergiert.
  • Peggy aus Deutschland/Barcelona, Beraterin, sie weiß sehr viel ĂŒber zwischenmenschliche Kommunikation und interessierte sich sehr fĂŒr non-verbale Kommunikation.
  • Ido aus Israel, Projektmanager in den staatlichen Atomkraftwerken, wollte wissen, ob Scrum sinnvoll fĂŒr ihre administrativen Abteilungen ist.
  • Frank aus Deutschland/Barcelona, Projektmanager (Open Source), wir diskutierten verschiedene Konzepte zur Portfolioverwaltung und -ĂŒberwachen bei multiplen Projekten sowie den Umgang mit Tools.
  • Andrius aus Litauen, Projektmanager bei einer Bank, muss viele EntscheidungstrĂ€ger unter einen Hut bringen; er hat Ă€hnliche Herausforderungen.
  • Lisa aus England/Barcelona, Trainerin, sie ist sehr erfahren in Teambildung und dem Umgang mit Diskussionen, ohne in eine Eltern-Kind-Rolle zu verfallen.
  • Maria aus England/Barcelona, Projektmanagerin, nimmt sich gerade eine Auszeit und hat zuvor Projekte aus dem Bildungsbereich geleitet. Wir hatten unzĂ€hlige interessante GesprĂ€che!
  • sowie viele weitere, tolle Menschen und GesprĂ€che.

12 Tips fĂŒr bessere VortrĂ€ge (Pascal DĂŒrsteler)

Etwas ausserhalb des PM-Bereiches gab es eine Session darĂŒber, wie man VortrĂ€ge interessanter gestaltet. Anschaulich erklĂ€rt und mit praktischen Beispielen untermalt; hier sind seine essentiellen Punkte:

  1. SchlĂŒsselbotschaft: Man sollte sich nicht in zu vielen anderen interessanten Fakten verlieren, sondern an einer SchlĂŒsselbotschaft orientieren.
  2. “Warum zuhören?” Wenn man seinen Zuhörern zu Beginn des Vortrags Informationen darĂŒber liefert, was der Vortrag fĂŒr einen Nutzen bringt, ist die Aufmerksamkeit gewiss.
  3. Spannung und Neugier erhalten die Aufmerksamkeit. Dies kann man beispielsweise mit Fragestellungen, die wÀhrend des Vortrags beantwortet werden, erreichen.
  4. Strukturiert wie ein Baum: Der Baumstamm stellt die SchlĂŒsselbotschaft dar, die Äste erhalten weitere Informationen um die Botschaft zu unterstĂŒtzen. Wichtig ist hierbei jedoch, dass alle Äste eine Verbindung zum Stamm haben, um die Struktur zu erhalten. Dies verhindert beispielsweise GedankensprĂŒnge.
  5. Habe eine Story: Eine Story ist einfacher zu lernen als eine genaue Reihenfolge von Wörtern oder SÀtzen. Dies reduziert NervositÀt und bringt Ruhe in den gesamten Vortrag.
  6. Bilder malen; Personen erinnern sich spĂ€ter besser an eine Story, wenn diese so formuliert wurde, dass im Kopf Bilder entstehen; analog zu BĂŒchern, die man liest.
  7. Fakten sind gut, Emotionen sind besser. Sie bleiben nach dem Vortrag eher bestehen.
  8. Das Ende. Der Vortrag sollte nicht abrupt mit einem “Noch Fragen? Dann Bedanke ich mich fĂŒr die Aufmerksamkeit” enden, sondern zum Ende fĂŒhren. Dies lĂ€sst sich beispielsweise durch eine Zusammenfassung erreichen.
  9. Übung! Wer vor dem Publikum steht ist in dem Moment wesentlich nervöser und mag einiges vergessen; Man sollte seinen Vortrag also nicht nur auswendig können, sondern in der gesamten AusfĂŒhrung sicher sein.

Multiple Projekte mit Scrum (Nicki Schinow)

Diese Session habe ich selbst gegeben, da wir seit einigen Monaten zu einer Scrum-Arbeitsweise ĂŒbergegangen sind. Es gibt fĂŒr Agenturen sehr viele Herausforderungen im Umgang mit verschiedenen Projekten innerhalb von Sprints, die durch das Scrum-Framework nicht im Detail vorgegeben werden:

  • stĂ€ndiger Kontext-Wechsel
  • alle Kunden in die Scrum-Veranstaltungen integrieren (Sprint Planning, Daily Scrum, Retrospektive, Testing, Entscheidungen, 
)
  • Umgang mit unfertigen Aufgaben
  • kundenspezifische BedĂŒrfnisse
  • 


Die Session startete ich mit einer kurzen Zusammenfassung ĂŒber die Bedeutung von Scrum und agiles Projektmanagement. Danach sprachen wir ĂŒber die Scrum-Vorgaben und Diskussionen in Foren und Blogs. Es gibt keine klare und eindeutige Lösung dafĂŒr, deswegen entscheiden sich viele Agenturen gegen Scrum. Schlussendlich hatten wir eine tolle Diskussion zu Themen wie "Ist Scrum ĂŒberhaupt das richtige Framework dafĂŒr?" ĂŒber "Wir haben damit folgende Erfahrungen gemacht 
" bis hin zu Lösungsmöglichkeiten.

Das Ergebnis war zwar nicht "die Lösung", dafĂŒr sammelten wir gemeinsam viele Ideen und AnsĂ€tze.

Tuff Leadership Training zum Thema Feedback (Jakob Höfflin)

In dieser Session wurde eine Methode besprochen, besseres Feedback zu geben. Dies ist nicht nur hilfreich im Kontext PM, sondern auch eine interessante Lektion fĂŒr den Alltag.

Die Technik basiert auf der grundlegenden Idee, die eigene Motivation Feedback zu geben, gut zu ĂŒberdenken. Anstatt die Frage zu stellen „Wie bekomme ich ihn/sie dazu 
 zu tun“, sollte Feedback aus dem aufrichtigen Wunsch heraus gegeben werden, seinem GegenĂŒber in einer positiven Entwicklung zu unterstĂŒtzen. Dabei sollte gezielt unter die OberflĂ€che gegangen und Verhaltensweisen oder Denkstrukturen angesprochen werden, anstatt diese emotionale Ebene zu meiden und nur eine bestimmte Arbeit oder Handlung zu kritisieren. Nur dadurch kann eine echte VerhaltensĂ€nderung entstehen. Um dabei unbeabsichtigte persönliche Angriffe und emotional aufgeheizte Debatten zu vermeiden, schlug Sessionleiterin Lisa Gill vier Schritte vor:

  1. EinverstĂ€ndnis: Zuerst sollte die Person gefragt werden, ob sie in der gegebenen Situation ĂŒberhaupt an einem Feedback interessiert ist. Hier sollte nur auf ein klares ‚Ja“ zum nĂ€chsten Schritt gegangen werden.
  2. Botschaft: Das Feedback sollte so direkt und knapp wie möglich formuliert sein. Dabei ist es wichtig, auf einer Ebene mit dem GegenĂŒber zu bleiben und nicht in eine Elternrolle zu verfallen.
  3. Zuhören: An diesem Punkt ist es wichtig dem anderen das GefĂŒhl zu geben, dass er/sie auch verstanden wird. Das Zuhören verhindert, dass das GesprĂ€ch in eine hitzige Diskussion abgleitet. Auch hier gilt es, auf Augenhöhe zu sprechen und keine Elternrolle einzunehmen. Eventuell kann es Sinn machen, erneut nach dem EinverstĂ€ndnis zu fragen, ob die Diskussion fortgefĂŒhrt werden soll.
  4. Coachen: Schließlich kann es möglich sein, den anderen darin zu unterstĂŒtzen die besprochenen Punkte anzugehen.

Diese Schritte wurden wĂ€hrend der Session in Dreiergruppen rollenspielerisch ausprobiert. Ein Feedback-Geber sollte einem Feedback-EmpfĂ€nger zu einem vorgegebenen Verhalten RĂŒckmeldung geben. Die dritte Person sollte dieses GesprĂ€ch beobachten und anschließend kommentieren. Es war interessant zu erkennen, dass es anhand der beschriebenen Regeln möglich ist, konstruktive Kritik auf einer sehr emotionalen Ebene zu ĂŒben. Die vier Schritte mĂŒssen jedoch gut geĂŒbt sein, um nicht wieder in gewohnte Diskussionsmuster zu verfallen.

Eine der Botschaften der Session lautet: „Die intuitive Reaktion ist zu diskutieren. Zuhören ist der Ausweg.“ Indem man im GesprĂ€ch auf Augenhöhe bleibt und zuhört, anstatt zu argumentieren, ist es möglich, auch auf persönlicher Ebene Feedback zu geben und grundlegende Eigenschaften einer Person zu kritisieren. Es muss nur richtig gemacht werden.

Agile fĂŒr meine Oma (Nicki Schinow)

Was ist agiles Projektmanagement? Wie funktioniert es im Detail und welche Tools stehen einem zur VerfĂŒgung? (Grober Überblick)

Konkreter sprachen wir darĂŒber, wie man EntscheidungstrĂ€gern Scrum verkaufen und sie darin integrieren kann. Gemeinsam entdeckten wir, dass die Hauptargumentation im Vorteil und Nutzen liegen muss. Was springt fĂŒr mich dabei raus? Ebenfalls wichtig ist die positive Einstellung, die auch bestehen bleiben muss, wenn Widerstand auftritt.

Eine gute Diskussion mit vielen Ideen, ein VerkaufsgesprĂ€ch, auch ĂŒber Scrum hinaus, zu fĂŒhren.

FuckedUp Talk (Stefano Rutishauser)

Gewöhnlich wird bei einem GesprĂ€ch ĂŒber einen Projektabschluss meist von einem Erfolgserlebnis erzĂ€hlt. Oft vergisst oder verdrĂ€ngt man Projekte, welche fĂŒrchterlich gescheitert sind. In diesem Talk haben die Teilnehmer dem Scheitern eines Projekts etwas Platz eingerĂ€umt. Gemeinsam unterhielt man sich ĂŒber gescheiterte Projekte und deren „lesson learned“.

Konzeption – aller Anfang

Eine Teilnehmerin erzĂ€hlte dabei von Ihrem Projekt, welches an einer Grundlage im Projektmanagement scheiterte, respektive stark verzögerte – nĂ€mlich dem Projektkonzept. „Ein Kunde beauftragte uns mit einem neuen Projekt, bei dem es um eine Auswertung von Daten ging. Der Auftrag wurde ĂŒber mehrere Abteilungen weitergegeben, wobei niemand die genauen Anforderungen in Form eines Konzepts niederschrieb. So kam es, dass nach mehreren Wochen Arbeit, die ersten MissverstĂ€ndnisse entdeckt wurden und das Projekt neu aufgegleist werden musste. Diesmal mit einem Projektkonzept am Start.“

Retrospektiven zur kontinuierlichen Verbesserung (Nicki Schinow)

Retrospektiven sind Teil des Scrum-Frameworks und finden stets am Ende eines Sprints statt. WÀhrend einer Retrospektive wird die Arbeit, Kommunikation, AblÀufe, etc. reflektiert - mit dem Ziel, verbessert und effizienter in den nÀchsten Scrum-Sprint zu starten.

Anita zeigte uns Kommunikations-Grundlagen, die die Basis fĂŒr das Meeting bilden. Hierzu gehört zum Beispiel, dass niemand fĂŒr das, was er sagt, verurteilt wird. Da sonst ein offenes und ehrliches GesprĂ€ch nicht möglich ist. Einen definierten Zeitrahmen braucht es im Ablauf ebenfalls. Wenn eine Retrospektive startet, wird das Feedback ohne Begrenzung, Kategorienzuordnung und Lösungsvorschlag, gesammelt. So ist es möglich, dass Punkte wie "der Kaffee ist schlecht" ebenfalls aufgenommen werden. Im nĂ€chsten Schritt bewertet das Team die einzelnen Punkte, da die Zeit eben begrenzt ist. So kann es passieren, dass ĂŒber den "schlechten Kaffee" gesprochen wird, sofern das Team das Thema als wichtig deklariert und es somit relevant fĂŒr den Workflow, das Projekt, die "Deadline", 
 ist. Im Weiteren werden konkrete Aufgaben, die zur Verbesserung beitragen sollen, definiert und explizit einer bestimmten Person zugewiesen.

Ein weiteres Thema war, BerufsanfĂ€nger und schĂŒchterne Personen aktiv in die Retrospektive einzubeziehen.

Social Event

Donnerstag Abend fand das social Event in einer Tapas Bar statt – ein Muss in Barcelona! Wir genossen gemeinsam Tapas, guten Wein und gute GesprĂ€che in einer angenehmen AtmosphĂ€re.

Das Camp war sehr inspirierend, und wir lernten sehr viel ĂŒber uns selbst, ĂŒber Kommunikation, Teambildung und optimierte ProjektablĂ€ufe. 

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